Séminaire International pour l'INSERM : Organisation, Logistique et Coordination d'un Événement en Anglais avec Participants Présentiels et Distanciels

Objectif : Séminaire adressé à un public international. Tout l’événement s’est déroulé en anglais. Le premier appel à projets du PEPR MIE vise à financer des projets de recherches fondamentales, de R&D (TRL 1 à 3), de santé publique et sciences humaines et sociales.

Nos missions :

• Organisation de chacune des réunions de manière coordonnée
• Mise en place d’une plateforme d’inscription en anglais – création d’un questionnaire personnalisé aux différents cas possibles avec choix multiples – présentiel/ distanciel, réservation de billets/venir par ses propres moyens, jours de présence… : 56 personnes invitées
• Mailing et relance mail en anglais
• Réservation des billets de train/avion pour les participants internationaux
• Réservation du lieu
• Mise en place d’un programme + badges
• Élaboration et agencement des signalétiques
• Coordination des prestations techniques audiovisuelles
• Gestion des membres des CSS : présentiel et/ou à distance
• Coordination de la restauration des participants
• Hébergement et transports des membres des CSS et frais annexes
• Gestion des intervenants et des modérateurs
• Secrétariat administratif : gestion des relations avec les membres experts

Client : INSERM
Nombre de participants : 50 personnes en présentiel 20 en distanciel
Date : 26 au 29 juin 2023